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9 pasos para optimizar el uso del correo electrónic

El correo electrónico es uno de los inventos mejores y peores de todos los tiempos. Tiene el potencial de aumentar tu productividad sin límites o de ahogarte en un maremoto completamente imposible de gestionar, en el que sufrirás la «muerte por correspondencia».

Algunos empresarios y hombres de negocios famosos, especialmente Tim Ferris de Four Hour Work Week, defienden la eliminación total del correo electrónico. Sin embargo, aunque esto es posible para quienes han conseguido hacer funcionar su negocio de forma autónoma haciendo uso de un ejército de trabajadores subcontratados, para la mayoría de nosotros resulta imposible vivir sin el correo electrónico.

Por eso aquí te ofrecemos 10 consejos para facilitarte un poco la vida con el correo electrónico.

1. Sin spam. No todos los proveedores de correo electrónico son iguales. Definitivamente tienes que usar uno que tenga un filtro de spam excelente para que nunca llegues a ver el correo basura. Hay pocas cosas tan odiosas como clasificar montañas de spam para encontrar un mensaje importante..

2. Método. Organízate de arriba a abajo, un correo electrónico cada vez. Abre cada correo electrónico y gestiónalo inmediatamente. Tus opciones son: eliminar, archivar, responder rápidamente, poner en la lista de cosas para hacer, realizar la tarea inmediatamente o, por último, reenviar. Ten en cuenta que en cada opción, el correo electrónico se archiva o elimina al final. Nunca lo dejes tal como está. Y haz esto rápidamente para pasar al siguiente correo electrónico. Si practicas esto lo bastante, puedes gestionar muchos mensajes rápidamente.

3. Trabajo por lotes. En algunos trabajos se acumulan montones de pequeñas tareas que requieren responder correos electrónicos rápidamente, en 10-15 segundos. Si tienes muchos de estos a lo largo del día, puedes crear una regla o carpeta para ellos, y tratarlos todos al mismo tiempo. Este tipo de trabajo por lotes es especialmente útil si necesitas procesar muchos pagos o aprobar muchas solicitudes similares a lo largo del día.

4. No en la lista de «cosas por hacer». Intenta no mezclar tu correo electrónico con las cosas que pondrías en tu lista de cosas por hacer. Si dejas los correos electrónicos con una acción necesaria en la bandeja de entrada, en la práctica acabarás usando la bandeja de entrada como un sistema de «cosas por hacer». En lugar de eso, toma nota de la acción necesaria en un sistema de «cosas por hacer» externo, ya sea una aplicación específica o simplemente un bloc de notas o un post-it, y luego archiva el correo electrónico. Todavía tendrás que hacer la tarea, pero al menos ahora está en una lista legítima y no tienes la bandeja de entrada llena.

5. Reglas. Si usas sitios de compras o te suscribes a listas de correo, pronto verás que tu bandeja de entrada se inunda de mensajes de las distintas suscripciones que aceptaste sin darte cuenta, además de notificaciones y confirmaciones. Crea «reglas» para archivarlos inmediatamente en la carpeta correspondiente para poder gestionarlos de una manera más lógica. Si las reglas te parecen algo complicadas, siempre podrías crear otro correo electrónico para usarlo exclusivamente con las suscripciones.

6. Preguntas frecuentes. Un método para evitar correos electrónicos con preguntas comunes o repetitivas es escribir una sección de preguntas frecuentes en el sitio web de la empresa basándote en las cosas que tus clientes te preguntan con más frecuencia. Aunque sigas recibiendo mensajes que hacen las mismas preguntas, en lugar de malgastar el tiempo redactando una respuesta, simplemente puedes derivar al remitente a tu sitio web. Probablemente verás que tu bandeja de entrada se aligerará significativamente una vez que tengas una buena sección de preguntas frecuentes.

7. Para los valientes… No tengas miedo de eliminar o archivar mensajes.. Pregúntate «¿qué es lo peor que podría pasar?» Si la respuesta no es muy mala, simplemente elimínalo y pasa al siguiente. No puedes responder a todo el mundo, así que elige los más importantes y respóndelos.

8. Pocas palabras. Una vez que hayas filtrado los mensajes que hayas decidido responder, no tires por la borda todo el trabajo que has hecho escribiendo largas respuestas para todo. Limítate a cinco frases como máximo y recuerda que las listas esquemáticas son tus amigas. Escribe mensajes cortos y contundentes, te sorprenderá la claridad y confianza que puedes transmitir.

9. Hazlo todo. Igual que con el tratamiento por lotes de los correos electrónicos similares para ganar en eficiencia, todo el proceso del correo electrónico debería ser una operación por lotes. Cuando abras la bandeja de entrada, revísala totalmente hasta que acabes y quede vacía. Conviértelo en una regla: No dejes atrás ningún correo electrónico. Revísalos todos.

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